[Traduction française suit l'anglais]
ARTICLE I. NAME
The
name of this organization shall be ARLIS Montreal Ottawa Quebec (otherwise known
as ARLIS/MOQ) hereafter referred to as the Chapter.
ARTICLE II. PURPOSE
The purpose of the Chapter shall be the support and promotion of the purposes of the Art Libraries Society of North America (ARLIS/NA) and the facilitation of communication and cooperation among librarians and others in the Montreal Ottawa Quebec area interested in the arts.
ARTICLE III. MEMBERSHIP
A.
Eligibility:
Membership
is open to all individual members of ARLIS/NA and to the staff of institutional
members of ARLIS/NA.
Other individuals with an interest in the Chapter’s activities and
goals are welcome to join the Chapter and participate in Chapter activities but
are asked to seek or have their institution seek membership in ARLIS/NA should
they wish to vote or hold elected office in the Chapter.
B.
Dues:
2. Dues
shall be paid to the Treasurer.
3. The
membership year shall be from January 1 to December 31 of the same year.
4. The Chapter shall have the right to propose additional fees for specified projects subject to the approval of the majority of the membership.
C.
Privileges:
1. Only
members of the Chapter may vote or hold elective office, serve on committees and
participate in all Chapter activities.
2. All members shall be entitled to receive announcements of Chapter meetings and minutes and other notices of general interest to the membership.
ARTICLE IV. OFFICERS
A.
The
elected officers of the Chapter shall be (1) the President or Co-Presidents*,
(2) the Vice-President (President-Elect)*, (3) the Treasurer, (4) the Secretary
and (5) the Membership Secretary.
* In years when the Vice-President (President Elect)
position is not filled, two members can share the position of President.
B.
Qualifications for Office
Only
members may hold office and must file in writing an acceptance of the nomination
with the Nominating Committee.
C.
Terms of Office
The
term of office of the President and Vice-President (President-elect) or
Co-Presidents shall be one (1) calendar year. The
Treasurer, the Secretary and the Membership Secretary shall be elected two (2)
calendar years.
In
order to provide continuity and experience in the Executive Committee the
election of Officers should be staggered. Officers
may succeed themselves.
Terms
of office begin in January and run through the calendar year.
1. President/Co-Presidents
The
President/Co-Presidents shall be the chief executive officer of the Chapter and
its representative on official business.
The
President/Co-Presidents shall be a member ex-officio of all special and standing
committees of the Chapter.
The
President/Co-Presidents shall prepare the annual report for ARLIS/NA and other
reports as required.
The
President/Co-Presidents shall submit the Executive Committee’s recommendations
for special projects for the approval of the membership.
2. Vice-President (President Elect)
The
Vice-President shall perform the duties of the Chair in case of the President’s
inability to serve.
The
Vice-President shall be the Program Chair.
The
Vice-President may be assigned other duties by the President.
3. Treasurer
The
Treasurer shall maintain financial records and perform any other duties inherent
in the office.
4. Secretary
The
Secretary shall keep minutes of Chapter and Executive Committee meetings and
perform any other duties inherent in the office.
5. Membership Secretary
The
Membership Secretary shall keep and update records of Chapter membership,
provide address labels and be in charge of recruitment.
6. Past President
The
Past President shall serve as Chapter representative on the ARLIS/Canada
Executive Committee for a term of two (2) calendar years, coinciding with the
term of office of the ARLIS/Canada Chair, who is Canadian representative to the
ARLIS/NA executive board. When a Past President is unable or unwilling to serve, a
representative will be recruited from the membership by the ARLIS/MOQ Executive
Committee.
ARTICLE V. NOMINATIONS AND ELECTIONS
A.
Nominating Committee
1.
Each year the President shall appoint a Nominating Committee of three (3)
members. The committee shall
present a slate of qualified candidates at least four (4) weeks prior the
to the Annual Fall Chapter business meeting.
2.
No member may serve more than three (3) consecutive terms on the
Nominating Committee.
Current Executive Committee members are not eligible to serve.
B.
Elections
Officers
shall be elected by a plurality of votes cast by the members.
The Nominating Committee will be responsible for running the
election, tabulating the results, and informing the members.
ARTICLE
VI. EXECUTIVE COMMITTEE
A.
The elected officers shall constitute the Executive Committee.
B.
Meetings of the Executive Committee may be called by the President or by
written petition of less than three (3) members of the Chapter.
At Executive Committee meetings only members of the Committee shall
have voting privileges.
C.
Duties
The
Executive Committee shall act for the Chapter in the intervals between
meetings.
The
Executive Committee may propose special projects to be approved by the
membership.
The
Executive Committee shall prepare an annual dues schedule for approval by
member vote.
The
Executive Committee shall fill any vacancies which may occur.
ARTICLE VII. MEETINGS
A.
Meetings of the Chapter shall be called by the President.
B.
There shall be at least two (2) meetings each year.
1. The annual Fall business meeting shall be the meeting preceding the ARLIS/NA Conference.
2. Announcement
of meetings, prepared by the President in consultation with the
Vice-President shall be sent to the members by the Secretary by mail at
least four (4) weeks prior to the meeting.
3. Members
may invite guests to meetings and encourage them to become members.
ARTICLE
VIII. REPORTS
A.
An Annual
Report of the Chapter activities shall be prepared by the President after
receipt of written reports from Officers and Committees. A copy should be sent to Headquarters and another copy
should be sent to the Canadian Regional Representative by the deadline set
by Headquarters. The
report/business year shall be the calendar year, January 1 to December 31.
The report should follow ARLIS/NA guidelines for Chapter Annual Reports
described in the Chapter Success Book.
B.
The Secretary is responsible for the
reports of Chapter activities sent to the Editor of the ARLIS/NA Update.
C.
Reports shall be disseminated to all members through mailings, at
meetings, through electronic distribution as well as the Chapter
newsletter, MOQDOC.
ARTICLE
IX. STANDING COMMITTEES AND SPECIAL COMMITTEES
A.
The Executive Committee has responsibility for appointment of
officers and members to the standing committees of the Chapter. The
Standing Committees are: Nominating Committee, Chapter Newsletter
(Editorial Board of MOQDOC), Professional Development Committee and
Fundraising Committee.
B.
Special committees or projects may be proposed by the President, Executive
Committee, or no less than five (5) members of the Chapter by petition in
writing.
C.
Special committees or projects shall be approved by majority vote of the
membership.
D.
The President of the Chapter is a non-voting ex-officio member of all
committees of the Chapter.
E.
Each committee shall have a Chair appointed by the President of the
Chapter.
F.
Committees shall provide the Executive Committee with a complete list of
their members; they shall keep minutes of their meetings and shall submit
a copy of such minutes to the Executive Committee.
G.
No committee or member shall incur expenses on behalf of the Chapter,
except as authorized by the Executive Committee.
H.
The Executive Committee shall authorize the dissolution of a committee
when in the opinion of the Executive its usefulness has ceased.
This decision and reasons for the dissolution shall be reported to
the membership.
ARTICLE X. AFFILIATION WITH OTHER ORGANIZATIONS
Affiliation
with other organizations in the area shall be at the discretion of the
Executive Board of ARLIS/NA and shall be in accordance with their
guidelines.
ARTICLE XI. AMENDMENTS
A. Amendments
to the Bylaws may be submitted to the Executive Committee in writing by
members.
B.
The proposed amendment shall be distributed to the membership at least
four (4) weeks prior to a business meeting and /or the vote.
C.
Approval by a plurality of members and the approval of the Executive Board
of ARLIS/NA shall be necessary to amend or revise the Bylaws.
D.
The Bylaws shall be reviewed at least every five (5) years or more
frequently at the discretion of the Executive Committee.
ARTICLE XII. DISSOLUTION OF THE CHAPTER
The
dissolution of this Chapter shall follow the guidelines of ARLIS/NA.
Note
: Consult the Chapter Success Book for
expanded descriptions of duties of officers and committees.
RÈGLEMENTS D’ARLIS/MOQ
ARTICLE I. NOM
Cet
organisme aura pour nom ARLIS Montréal Ottawa Québec (aussi connu sous l’appellation
ARLIS/MOQ), désormais reconnu comme la Section.
ARTICLE II. BUT
Les
buts de la Section sont de supporter et de promouvoir les buts de la Art
Libraries Society of North America (ARLIS/NA) et de faciliter la
communication et la coopération entre bibliothécaires et autres
personnes intéressées aux arts dans la région de Montréal, Ottawa et
Québec.
ARTICLE
III.
ADHÉSION
A.
Éligibilité :
Peuvent
être membres d’ARLIS/MOQ tous les membres individuels d’ARLIS/NA
ainsi que le personnel des institutions
B.
Cotisation :
1.
Les frais de cotisation doivent être proposés par le comité exécutif
et approuvés par les membres.
2.
La cotisation doit être payée au trésorier.
3.
La cotisation annuelle est valable du 1er janvier au 31
décembre de la même année.
4.
La Section a le droit de proposer des montants additionnels pour des
projets spécifiques soumis à l’approbation des membres.
C. Privilèges :
1.
Seuls
les membres de la Section peuvent voter ou être élus administrateurs,
peuvent s’impliquer dans les comités et
2.
Tous les membres peuvent recevoir
les convocations et comptes rendus des réunions de même que les informations
ARTICLE IV. ADMINISTRATEURS
A. Les administrateurs
élus sont (1) le président ou les co-présidents*, (2) le vice-président
(président désigné)*, (3) le
*
Lorsque le poste de vice-président (président désigné) n’est pas
comblé, deux membres peuvent partager la fonction de président.
B. Qualifications
Seuls
les membres sont éligibles à un poste et doivent faire parvenir leur
acceptation par écrit au comité de mise en candidature.
C. Mandat
Le
président/ les co-présidents et/ou le vice-président (président
désigné) siègent pour une (1) année civile.
Le trésorier, le secrétaire et le registraire sont élus
pour deux (2) années civiles.
Dans
le but d’assurer une continuité et de bénéficier de l’expérience
acquise au sein du comité exécutif, l’élection des administrateurs
devrait se faire de façon alternative.
Tout administrateur sortant est rééligible pour un autre mandat.
Le
mandat des administrateurs débute en janvier de chaque année.
D. Fonction
des administrateurs
1. Président
/co-présidents
Le
président/les co-présidents est/sont le(s) chef(s) exécutif(s) et le(s)
représentant(s) officiel(s) de la Section.
Le président /les co-présidents est/sont membre(s) d’office de tous les comités permanents et comités spéciaux de la Section.
Le président /les co-présidents produit/produisent le rapport annuel destiné à ARLIS/NA, ainsi que tout autre rapport requis.
Le président /les co-présidents soumet/soumettent à l’approbation des membres les recommandations du comité exécutif concernant la création de projets spéciaux.
2. Vice-président (président désigné)
En
l’absence du président, le vice-président exerce les fonctions du
président.
Le
vice-président est responsable des programmes.
Le
président peut lui confier d’autres fonctions.
3. Trésorier
Le
trésorier administre le budget et accomplit toutes autres tâches
inhérentes à la fonction.
4. Secrétaire
Le
secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions de la Section et du
comité exécutif, et accomplit toutes autres tâches inhérentes à la
fonction.
5. Registraire
Le
registraire maintient et met à jour la liste des membres, fournit les
étiquettes d’adresse et est responsable du recrutement des nouveaux
membres.
6.
Président sortant
Le
président sortant exerce la fonction de représentant de la Section au
comité exécutif d’ARLIS/Canada pour un mandat de deux (2) années
civiles, coïncidant avec le mandat du président d’ARLIS/Canada, qui
est le représentant canadien au conseil exécutif d’ARLIS/NA.
Lorsque le président sortant n’est pas en mesure d’exercer
cette fonction, un représentant sera recruté parmi les membres de la
Section par le comité exécutif d’ARLIS/MOQ.
ARTICLE V. MISE EN CANDIDATURE ET ÉLECTIONS
A.
Comité de mise en candidature
1. Chaque
année, le président désigne un comité de mise en candidature de trois
(3) membres.
Ce comité devra présenter
2. Aucun
membre ne peut
être mandaté pour plus de trois (3) mandats consécutifs au comité
de mise en candidature. Les
B.
Élections
Les
administrateurs sont élus en fonction du plus grand nombre de votes
obtenus par les membres. Le
comité de
ARTICLE
VI.
COMITÉ EXÉCUTIF
A. Les administrateurs élus forment le comité exécutif.
B. Une réunion du comité
exécutif peut être convoquée par le président ou par un groupe formé
d’au moins trois (3)
C. Fonctions
1. Le
comité exécutif représente la Section en tout temps.
2. Le
comité exécutif peut proposer des projets spéciaux qui seront soumis à
l’approbation des membres.
3. Le
comité exécutif propose le montant de la cotisation annuelle, que les
membres approuveront par vote.
4. Le
comité exécutif doit combler tout poste qui devient vacant.
ARTICLE VII. RÉUNIONS
A. Les réunions de la
Section sont convoquées par le président.
B. Un minimum de deux (2) réunions
est prévu chaque année.
1. L’assemblée
générale d’automne doit précéder le congrès d’ARLIS/NA.
2. La
convocation aux réunions, préparée par le président et le vice-président,
doit être envoyée aux membres par le secrétaire
quatre (4) semaines au moins avant la tenue de la réunion.
3. Les
membres peuvent convier des non-membres aux réunions et les encourager à
devenir membres.
ARTICLE VIII. RAPPORTS
A. Le président rédige le
rapport annuel de la Section, après avoir reçu les rapports des
administrateurs et des comités, en
B. Le secrétaire fait
parvenir le compte rendu des activités de la Section au rédacteur en
chef d’ARLIS/NA Update.
C. Les comptes rendus
destinés aux membres sont soit mis à la poste, soit distribués par courriel,
lors des réunions ou publiés
dans le bulletin MOQDOQ.
ARTICLE
IX. COMITÉS PERMANENTS ET
SPÉCIAUX
A.
Le
comité exécutif nomme les administrateurs et les membres des comités
permanents de la Section. Les
comités
B. Les comités et projets
spéciaux peuvent être proposés par le président, par le comité
exécutif ou par une requête écrite
C. Les comités et projets
spéciaux doivent être soumis à l’approbation des membres par le biais
d’un vote majoritaire.
D. Le président de la
Section est membre d’office de tous les comités et projets spéciaux.
E. Chaque comité doit
avoir un président désigné par le président de la Section.
F. Les comités doivent
fournir une liste complète de leurs membres au comité exécutif.
Ils doivent rédiger un
G. Aucun comité ou membre
d’un comité ne peut engager de dépenses au nom de la Section, à moins
que celles-ci
H. Le comité exécutif
doit sanctionner la dissolution d’un comité lorsqu’il réalise que ce
comité n’a plus sa raison d’être.
ARTICLE X. AFFILIATION À D’AUTRES ORGANISMES
L’affiliation
à d’autres organismes de la région est décidée par l’exécutif d’ARLIS/NA.
ARTICLE XI. AMENDEMENTS
A. Les
amendements aux règlements doivent être soumis par écrit au comité
exécutif par les membres.
B. Le texte de l’amendement
proposé doit être distribué aux membres au moins quatre (4) semaines
avant une réunion ou avant le
vote.
C. L’amendement
d’un article ou la révision complète des règlements exige une
majorité simple des membres et
D. Les règlements doivent
être révisés au moins tous les cinq (5) ans ou plus souvent, à la
demande du comité exécutif.
ARTICLE XII. DISSOLUTION DE LA SECTION
La dissolution de la Section doit se faire selon les procédures établies par ARLIS/NA.
Note
: Consulter le
Chapter Success Book pour
une description complète des fonctions des administrateurs et des
comités.