ARLIS/Canada
BYLAWS
(traduction française suit l'anglais)
August 1996; amended November 1996, April 2004
The ARLIS/Canada Chapter of the Art Libraries Society of North America ARLIS/NA) represents the interests of Canadian art information professionals by serving as their national association. The Chapter's goals are:
1. To foster communication among art and architecture librarians and archivists, visual resources professionals, artists, curators, educators, publishers, and other art information professionals across Canada;
2. To encourage and increase the effectiveness of the membership in providing art information services;
3. To develop, promote, and coordinate art information and visual resources collections and services throughout the country;
4. To encourage and sponsor research and publication on Canadian art, architecture and related topics in the arts;
5. To support continuing education programmes and activities for the membership;
6. To represent Canadian art information professionals within ARLIS/NA, and to bring Canadian perspectives to its deliberations and policy and decision making;
7. To conduct business on behalf of its membership without purpose of financial gain, and to ensure that any profits or gifts to the Chapter shall be used in promoting its goals.
Article I. Name.
1. The organization is a national chapter of the Art Libraries Society of North America (hereafter referred to as ARLIS/NA).
2. The name of the organization is ARLIS/Canada (hereafter referred to as the Chapter).
Article II. Office and Administration.
1. The office and administration of the Chapter shall reside with the Secretary of the Chapter.
Article III. Membership.
1. Eligibility.
1.A. Membership is open to all Canadian members of the ARLIS/NA and all other interested ARLIS/NA members.
2. Dues.
2.A. Dues may be proposed by the Executive Committee of the Chapter and ratified by member vote.
2.B. Dues shall be paid to the Treasurer of the Chapter.
3. Privileges.
3.A. Only members of the Chapter may serve on Chapter committees, vote on Chapter issues and hold executive office in the Chapter.
Article IV. Officers.
1. The Executive Committee of the Chapter shall be composed of the current Canadian Representative of ARLIS/NA; the past chair of ARLIS/Ontario or a member appointed by the executive of ARLIS/Ontario; the past chair of the Montreal, Ottawa, Quebec chapter of ARLIS/NA (hereafter referred to as ARLIS/MOQ) or a member appointed by the executive of ARLIS/MOQ; the past Canadian chair of the Northwest Chapter of ARLIS/NA (hereafter referred to as ARLIS/Northwest) or a Canadian member appointed by the executive of ARLIS/Northwest; a regional representative from Atlantic Canada; and a regional representative from the prairie provinces of Saskatchewan or Manitoba.
1.A. Chair. The Chair of ARLIS/Canada shall be the current elected Canadian Representative to the Executive Board of ARLIS/NA.
1.B. The Regional Representatives from Atlantic Canada and the Prairies shall be appointed by the Chapter Chair.
1.C. Secretary and Treasurer (2 officers). The offices of Secretary and Treasurer shall be appointed by the Chapter Chair from the membership of the Executive Committee of the Chapter for a two-year term.
Article V. Terms of Office.
1. Chair. The term of office of the Chair of ARLIS/Canada shall be two years, concurrent with holding the office of Canadian Representative to the Executive Board of ARLIS/NA. The term will be based on the ARLIS/NA annual conference year.
2. Other members of the Executive Committee normally serve a term of one year. Terms are renewable at the discretion of the Executive Committee and the respective chapter executive officers. The term will be based on the calendar year.
Article VI. Duties of Officers.
To facilitate and generate effective communications between the Executive Committee and the membership, and among members.
1. Chair.
1.A. The Chair shall be the chief executive officer of the Chapter and its representative on official business.
1.B. The Chair shall be a member ex-officio of all special project committees of the Chapter.
1.C. The Chair shall prepare the annual report for ARLIS/NA and other reports as required.
1.D. The Chair shall submit the Executive Committee's recommendations for special projects for the approval of the membership.
2. Secretary.
2.A. The Secretary shall keep minutes of Chapter and Executive Committee meetings and perform other duties inherent in the office.
3. Treasurer.
3.A. The Treasurer shall maintain financial records.
3.B. The Treasurer shall receive Chapter membership dues, and keep and update records of Chapter membership.
Article VII. Meetings
1. The Chapter shall meet at least once a year, usually at the ARLIS/NA annual conference and/or at one of the ARLIS/MOQ, ARLIS/Ontario or ARLIS/Northwest Chapter meetings.
2. The Executive Committee shall meet at least once a year, usually in conjunction with the ARLIS/NA annual conference or a chapter meeting.
3. The Executive Committee may convene special business meetings as necessary.
Article VIII. Committees
1. The Chair shall appoint the Melva J. Dwyer Award Committee each year to oversee nominations and selection of a recipient, before each ARLIS/NA annual conference. This committee shall consist of three people chosen from the Chapter membership.
2. The Chair shall establish special committees as needed, subject to approval by the Executive Committee. Chapter members may also petition the Executive Committee to appoint committees for projects or other purposes related to Chapter activities.
3. Each committee shall report its activities in writing to the Executive Committee and the membership once a year, or more frequently if the Executive Committee so requires.
4. No committee shall incur expenses on behalf of the Chapter without the Executive Committee's authorization.
Article IX. Reports and Correspondence
1. The Chair shall prepare an annual report of Chapter activities after receiving written reports from all officers and committees. This report must be submitted to ARLIS/NA Headquarters by the date posted on the ARLIS/NA web site each year. The report should also be distributed to the membership in French and English versions.
2. The Chair shall submit regular reports on Chapter meetings and activities to the editor of ARLIS Update, the ARLIS/NA web site and Carlis-l.
3. All official reports and correspondence with Chapter members shall be in French and English.
Article X. Publications
1. The Chapter shall maintain the carlis-l Internet listserv for communication with Canadian members and other interested individuals. This electronic discussion list is for the posting of Chapter news and announcements, the discussion of professional concerns and Chapter business and the dissemination of art information.
Article XI. Affiliation
1. The Executive Committee shall seek affiliations with other Canadian organizations in consultation with the ARLIS/NA Executive Board.
2. The Chapter may hold institutional membership in other organizations, subject to approval by the Executive Committee.
3. The Chair may act as liaison with other organizations or appoint other Chapter members to so do.
Article XII. Amendments
1. Proposed amendments to the by-laws may be submitted to the Executive Committee in writing by Chapter members.
2. Amendments shall be passed by a majority vote by Chapter members and require the approval of the ARLIS/NA Executive Board.
3. The by-laws shall be reviewed at least every five years or more frequently at the discretion of the Executive Committee.
Article XIII. Archives
The Secretary is responsible for preservation of all materials of possible archival value. All such materials, including official correspondence and reports, will be deposited in the archives of ARLIS/NA according to the Society's Archives Guidelines.
Article XIV. Dissolution
1. The dissolution of this Chapter shall follow ARLIS/NA guidelines.
ARLIS/Canada
RÈGLEMENTS
août 1996; amendés en
novembre 1996, avril 2004
Mission :
1. Encourager l'échange
d'information, à travers le Canada, entre les bibliothécaires et les
archivistes œuvrant dans le milieu des arts et de l'architecture, les
professionnels des ressources visuelles, les artistes, les conservateurs, les
éducateurs, les éditeurs et tous les autres professionnels de l'information.
2. Permettre aux membres
d'atteindre une plus grande efficacité dans la prestation de services
d'information sur l'art;
3. Développer, promouvoir
et coordonner à travers le pays l'information sur l'art ainsi que les
collections de ressources visuelles et les services offerts en ce domaine.
4. Encourager et
commanditer les recherches et les publications sur l'art et l'architecture au
Canada et sur les sujets connexes.
5. Soutenir les programmes
et les activités d'éducation permanente auprès des membres.
6. Représenter les
professionnels de l'information sur l'art au sein d'ARLIS/NA et affirmer la
spécificité canadienne au cours des délibérations ainsi que de l'élaboration
des politiques et de la prise de décision.
7. Prendre en charge les
activités courantes au nom des membres, sans en recevoir quelque avantage
financier que ce soit, et voir à ce que tout bénéfice ou tout cadeau reçus par
la Section soient utilisés pour promouvoir les
objectifs de celle-ci.
Article I. Nom.
1. L'organisme constitue
une section nationale de l'Association des bibliothèques d'art d'Amérique du
Nord (ci-après ARLIS/NA).
2. Le nom de l'organisation
est ARLIS/Canada (ci-après la Section).
Article II. Bureau et administration.
1. L'adresse d'affaires de
la Section est celle du secrétaire de la Section.
Article III.
Membres.
1. Éligibilité.
1.A. Sont admissibles tous les
Canadiens qui sont membres d'ARLIS/NA et tout autre membre d'ARLIS/NA qui est
intéressé.
2. Cotisation.
2.A. Le montant de la cotisation fait
l'objet d'une recommandation par le Comité exécutif de la Section avant d'être
soumis à l'approbation des membres.
2.B. La cotisation est payable au
trésorier de la Section.
3. Privilèges.
3.A. Seuls les membres de la Section
peuvent exercer une fonction au sein d'un comité de la Section, voter sur les
questions pendantes ou siéger sur le Comité exécutif de la Section.
Article IV.
Administrateurs.
1. Le Comité exécutif de la
Section est composé de l'actuel représentant canadien à ARLIS/NA; de l'ancien
président de la section ARLIS/Ontario ou d'un membre nommé par les
administrateurs de la section ARLIS/Ontario; de l'ancien président de la
section ARLIS/Montréal-Ottawa-Québec (ci-après ARLIS/MOQ) ou d'un membre
nommé par les administrateurs de la section ARLIS/MOQ; de l'ancien
président canadien de la section du Nord-Ouest d'ARLIS/NA (ci-après ARLIS/NW)
ou d'un membre canadien nommé par les administrateurs d'ARLIS/NW); d'un
représentant régional du Canada atlantique; et d'un représentant régional de la
région des Prairies (Saskatchewan ou Manitoba).
1.A. Président. Le représentant canadien
élu au Conseil exécutif d'ARLIS/NA est président d'ARLIS/Canada.
1.B. Les représentants de la région du
Canada atlantique et de la région des Prairies sont nommés par le président de
la Section.
1.C. Le secrétaire et le trésorier
(deux administrateurs distincts). Le secrétaire et le trésorier sont choisis
par le président de la Section parmi les membres du Comité exécutif de la
Section pour un mandat de deux ans.
Article V.
Mandat.
1. Président. Le mandat du
président d'ARLIS/Canada est de deux ans, coïncidant ainsi avec son mandat de
représentant canadien au Conseil exécutif d'ARLIS/NA. Le début et la fin d'un
mandat coïncident avec la tenue des conférences annuelles d'ARLIS/NA.
2. Les autres membres du
Comité exécutif ont un mandat d'un an, qui peut être renouvelé à la discrétion
du Comité exécutif et des administrateurs des sections respectives. Leur
mandat coïncide avec le calendrier de l'année civile.
Article VI.
Fonctions des administrateurs.
Faciliter et créer des
relations concrètes entre le Comité exécutif et les membres, d'une part, et
entre tous les membres, d'autre part.
1. Président.
1.A. Le président est l'administrateur
principal de la Section; il représente officiellement celle-ci lors des
activités officielles.
1.B. Le président est membre d'office
de tous les comités spéciaux de la Section.
1.C. Le président rédige le rapport
annuel de la Section pour ARLIS/NA ainsi que tout autre rapport qui est
demandé.
1.D. Le président soumet à
l'approbation des membres les recommandations du Comité exécutif concernant
tout projet spécial.
2. Secrétaire.
2.A. Le secrétaire rédige un
compte-rendu des rencontres de la Section et des réunions du Comité exécutif;
il remplit toutes les fonctions rattachées à sa tâche.
3. Trésorier.
3.A. Le trésorier tient les dossiers
financiers à jour.
3.B. Le trésorier recueille les
cotisations des membres de la Section en plus de tenir à jour la liste des
membres.
Article VII. Réunions.
1. La Section doit se réunir
au moins une fois l'an, habituellement lors de la conférence annuelle
d'ARLIS/NA ou lors d'une rencontre d'ARLIS/MOQ, d'ARLIS/Ontario ou
d'ARLIS/Nord-Ouest.
2. Le Comité exécutif doit
se réunir au moins une fois l'an, habituellement lors de la conférence annuelle
d'ARLIS/NA ou lors d'une réunion de la Section.
3. Le Comité exécutif peut
convoquer une réunion pour traiter d'activités spéciales lorsqu'il le juge
nécessaire.
Article VIII.
Comités.
1. Quelque temps avant la
conférence annuelle d'ARLIS/NA, le président doit, chaque année, former le
comité du prix Melva J. Dwyer chargé de recueillir les candidatures et de
choisir le récipiendaire. Ce comité est composé de trois personnes choisies
parmi les membres de la Section.
2. Le président crée des
comités spéciaux sur demande, à la condition que le comité exécutif donne son
approbation. Les membres de la Section peuvent demander au Comité exécutif de
former des comités qui prendront en charge divers projets liés aux activités de
la Section.
3. Chaque comité remet un
rapport écrit sur ses activités au Comité exécutif ainsi qu'aux membres de la
Section au moins une fois l'an ou plus d'une fois à la demande du Comité
exécutif.
4. Nul comité n'est
autorisé à engager, au nom de la Section, des dépenses qui n'ont pas été
approuvées par le Comité exécutif.
Article IX. Rapports et correspondance.
1. Le président rédige un
rapport annuel sur les activités de la Section après avoir reçu des rapports
écrits de tous les administrateurs et de tous les responsables de comités. Le
rapport du président est soumis aux responsables d'ARLIS/NA avant la date
affichée au site web d'ARLIS/NA chaque année. Ce rapport est distribué aux
membres en français et en anglais.
2. Le président fait un
rapport régulier sur les réunions et les activités de la Section aux
responsables d'ARLIS Update, du site d'ARLIS/NA sur le web et de Carlis-l.
3. Tous les rapports
officiels remis aux membres de la Section et toute la correspondance échangée
avec eux doivent être rédigés en français et en anglais.
Article X.
Publications.
1. La Section doit garder à
jour la liste des adresses électroniques de ses membres pour Carlis-l. Cette
liste permet de communiquer avec les membres canadiens et avec toute autre
personne intéressée. Elle sert à l'affichage des activités de la Section, aux
échanges sur les préoccupations professionnelles et sur les activités de la
Section, ainsi qu'à la diffusion d'informations sur l'art.
Article XI. Affiliations.
1. Le Comité exécutif
s'affilie à d'autres organisations canadiennes après avoir consulté le conseil
exécutif d'ARLIS/NA.
2. Avec l'approbation du
Comité exécutif, la Section peut s'affilier en tant que membre institutionnel à
d'autres organisations.
3. Le président peut être
lui-même l'agent de liaison auprès d'une autre organisation ou déléguer un
membre de la Section auprès de celle-ci.
Article XII.
Amendements.
1. Tout amendement proposé
aux règlements doit faire l'objet d'une demande écrite au Comité exécutif de la
part des membres de la Section.
2. Les amendements doivent
être ratifiés par la majorité des membres de la Section et être approuvés par
le Conseil exécutif d'ARLIS/NA.
3. Les règlements doivent
être révisés au moins une fois tous les cinq ans, ou plus d'une fois à la
demande du Comité exécutif.
Article XIII. Archives.
Le secrétaire est
responsable de la préservation de tous les documents qui sont jugés dignes
d'être conservés. Tous ces documents, y compris la correspondance et les
rapports officiels, sont déposés dans les archives d'ARLIS/NA en accord avec
les directives de l'Association pour l'archivage.
Article XIV.
Dissolution.
1. La dissolution de la
Section se fait selon les directives données par ARLIS/NA.
Updated 3 August 2004, Nedda Ahmed